Vom Wunsch zur Wirklichkeit: Drei Schritte zur Digitalen Verwaltung

Seit Jahren formuliert die Politik Strategien zur digitalen Verwaltung, kommt aber trotzdem kaum voran bei diesem für Bürger und Wirtschaft zentralen Thema. Die Basis für den Erfolg liegt in einer effektiven Behörden-Struktur, Standardisierung und Investitionen in Personal und Führung. Von Gerhard Hammerschmid, Professor for Public and Financial Management Hertie School of Governance, und Christian Raffer, Wissenschaftlicher Mitarbeiter Hertie School of Governance.

In Sachen E-Government ist das Gefälle zwischen Wunsch und Wirklichkeit enorm: Programm folgt auf Programm, doch der Reformstau wächst. Der EU-Index für die digitale Wirtschaft und Gesellschaft verweist die Bundesrepublik 2017 in der Sparte Online-Behördendienste auf Platz 20 von 28. Auch der aktuelle E-Government Monitor zeichnet ein kritisches Bild. Die gute Nachricht ist: Der Handlungsbedarf scheint erkannt. In der deutschlandweiten Behörden-Befragung „Zukunftspanel Staat und Verwaltung 2017“ bezeichnen Behördenleiter die Themen Digitalisierung, E-Government und IT-Sicherheit als die größten Herausforderungen der nächsten fünf Jahre.

 

Beinahe alle Parteien haben das Thema Digitale Verwaltung in ihre Wahlprogramme genommen. Vor allem CDU/CSU und FDP haben differenzierte Konzepte für ein einheitliches Online-Portal vorgelegt, in dem alle Verwaltungsdienstleistungen digital angeboten werden sollen. Dem liegt die Idee eines abgesicherten Nutzerkontos zugrunde, für das der Bürger seine Daten nur einmal erfassen muss (Once-Only-Prinzip). Und auch die Europäische Kommission macht Druck in Richtung einer europaweiten Digitalisierung des öffentlichen Dienstes bis 2020. Der Zeitpunkt zur Verwaltungsdigitalisierung noch nie so günstig. Um dieses „Window of Opportunity“ zu nutzen, müssen jetzt die Hemmnisse der Digitalisierung konsequent adressiert werden. Aufbauend auf den Ergebnissen des Zukunftspanels sollten die Governance-Struktur, Investitionen in Personal und Führung sowie ein stärkerer Fokus auf Erfolge und Verbesserungen im Vordergrund stehen.

 

 

1. Keine digitale Verwaltung ohne effektive Governance-Struktur

Politische Programme sind wichtig, bedürfen aber einer effektiven Governance-Struktur zur Umsetzung. Behördenleitungen beklagen mit Blick auf die Digitalisierung eine ungenügende föderale Koordination sowie die Zusammenarbeit von Behörden untereinander. Sie sehen die Notwendigkeit verbindlicherer Vorgaben und stärkerer Standardisierung. Es bedarf somit einer zentralen politischen Institution mit ausreichend Legitimation, Ressourcen und Entscheidungskompetenz um den digitalen Wandel über alle Verwaltungsebenen hinweg zu orchestrieren. Anregungen wie die Bündelung der Digitalisierung im Bundeskanzleramt mit eigenem Staatsminister oder ein Kabinettsauschuss „Digitalpolitik“ gehen in die richtige Richtung.

 

Zu hinterfragen ist auch die Rolle des bisher wenig erfolgreichen IT-Planungsrats. Effektive Governance verlangt ausreichend finanzielle Mittel sowie einen verbindlichen Aktionsplan mit klaren Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben, begleitet von einem Staatsvertrag zur Verwaltungsdigitalisierung. Wichtig ist zudem der Aufbau entsprechender Umsetzungskompetenz etwa in Form einer von Bund und Ländern getragenen Digitalagentur, also einer privatrechtlich organisierten, föderalen Dienstleistungsanstalt, die die Umsetzungskapazität gerade auch auf kommunaler Ebene stärkt. Solche Agenturen haben sich im Ausland bewährt.

 

 

2. Keine digitale Verwaltung ohne Investition in Personal und Führungskräfte

Digitalisierung braucht Mitarbeiter und Führungskräfte in der Verwaltung, die über entsprechende Kompetenzen verfügen und für Innovation brennen. In der Praxis trifft Digitalisierung allerdings auf eine Verwaltung, die unter jahrzehntelangem Personalabbau und fehlenden Investitionen leidet. Das Durchschnittsalter der Beschäftigten liegt bei 44,7 Jahren; in den nächsten zehn Jahren werden rund 1,2 der derzeit 4,4 Millionen Beschäftigten in den Ruhestand gehen.

Zugleich buhlt die Verwaltung mit der Privatwirtschaft um IT-Fachkräfte und andere hochqualifizierte Mitarbeiter etwa mit Projektmanagementerfahrung. Das Zukunftspanel ergab, dass personalpolitische Maßnahmen notwendig sind, um die Attraktivität des Arbeitgebers zu steigern und das Dienstrecht so anzupassen, dass auch Quereinsteiger gewonnen werden können, die Innovationsfreude wecken. Großer Handlungsbedarf besteht zudem in der Verwaltungsaus- und -weiterbildung. Digitalthemen gehören in die Curricula der einschlägigen Studiengänge. Verwaltungsmitarbeiter und insbesondere Führungskräfte sollten Fortbildungsangebote erhalten, um sich digital fit zu machen. Projektmanagement und behördenübergreifende Zusammenarbeit müssen Bestandteil der Personal- und Führungskräfteentwicklung werden.

 

 

3. Keine digitale Verwaltung ohne sichtbare Erfolge und Verbesserungen

Erfolgreiche Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein, vielmehr braucht sie einen klaren Nutzen für Bürger, Unternehmen und politische Entscheidungsträger. Die Einführung benutzerfreundlicher Lösungen für die Authentifizierung etwa mit Smartphones, die Umsetzung des Once-Only-Prinzips und ein einfacher Zugang zu E-Government-Leistungen sind anzustreben. Wichtiger als der derzeit vieldiskutierte Portalverbund sind die konkreten Services, die Bürger und Unternehmen künftig online erledigen können. Sie müssen sich an den Lebenslagen des Bürgers und nicht der Zuständigkeit der Behörden ausrichten. Neben dem Nutzen sollten auch Rationalisierungspotentiale im Vordergrund stehen. Viele Führungskräfte in Behörden nehmen Digitalisierung lediglich als Kostentreiber wahr. Auch wenn unbestritten ist, dass sie zunächst mit Investitionen verbunden ist, werden mittel- bis langfristig Entlastungen und Produktivitätsgewinne realisiert. Der Normenkontrollrat hält für medienbruchfreie digitale Prozesse auf Grundlage moderner, verbundener Register für Bürger eine jährliche Ersparnis von rund 1,4 Milliarden Euro realistisch und für die Verwaltung selbst von 3,9 Milliarden Euro.

Unsere Untersuchung lässt klar erkennen, dass die schleppende Umsetzung der Digitalisierung weniger ein technisches oder rechtliches, sondern vor allem ein politisches und ein Management-Problem ist. Erst wenn diese Themen ausreichend adressiert werden, besteht die Hoffnung, dass die digitale Verwaltung hierzulande Realität wird.

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